Разбор потока данных
Смотрим, какие сведения воинского учёта компания собирает, где они лежат и кому передаются, и находим расхождения с 152-ФЗ.
ВОИНСКИЙ УЧЁТ / 14
Персональные данные в воинском учёте
Воинский учёт требует собирать и передавать данные, которые компания в обычной работе не обрабатывает. Приводим эту обработку в соответствие с 152-ФЗ: основания, состав сведений, передача в военкомат и внутренние документы.
- Ведёт направление
- Алексей Сухорученко, юрист
- Блок практики
- Мобилизация и работники
- Формат
- Москва и дистанционно по всей России
Что происходит
Воинский учёт — это персональные данные в чистом виде: сведения о категории годности, о составе семьи, об образовании, о состоянии здоровья, копии документов воинского учёта. Часть из них относится к особым категориям, и обычная политика обработки персональных данных, написанная под приём на работу и зарплату, их не покрывает.
Вторая половина проблемы — передача. Компания направляет сведения в военный комиссариат, иногда в органы местного самоуправления, иногда отвечает на запросы. Каждая такая передача должна иметь основание и след, а состав передаваемых данных — не выходить за пределы того, что запрошено по закону.
На практике мы чаще всего видим три расхождения: работников просят подписать согласие там, где оно не требуется и создаёт лишний риск; копии документов хранятся в кадровых папках без срока и без ограничения доступа; в ответ на запрос отправляется больше, чем запрошено. Всё это исправляется документами, а не перестройкой кадровой работы.
Что говорит закон
- 152-ФЗ о персональных данных допускает обработку без согласия работника, когда она необходима для исполнения обязанности, возложенной на работодателя законом, — на этом основании в основном и держится воинский учёт.
- 53-ФЗ о воинской обязанности и 31-ФЗ о мобилизационной подготовке определяют, какие сведения о работниках компания обязана собирать и сообщать, — именно этот перечень задаёт границу законной обработки.
- Трудовой кодекс устанавливает отдельные правила работы с персональными данными работника, включая ограничение доступа и порядок передачи третьим лицам.
- Обработка сведений о состоянии здоровья и категории годности требует более узкого основания и более строгого режима доступа, чем обычные кадровые данные.
- Требования к безопасности и локализации обработки распространяются и на воинский учёт, включая учётные файлы и таблицы, которые кадровая служба ведёт для себя.
- КоАП предусматривает ответственность за нарушения при обработке персональных данных отдельно от ответственности за нарушения по воинскому учёту — риски не заменяют друг друга.
Что делаем
- Описываем фактический поток данных: что компания собирает, из каких документов, где хранит, кому и по какому поводу передаёт.
- Определяем правовое основание по каждому виду сведений и убираем согласия там, где они не нужны, а где нужны — формулируем корректно.
- Дополняем политику обработки персональных данных и локальные акты разделом по воинскому учёту и мобилизационной подготовке.
- Готовим формы уведомления работников, порядок передачи сведений в военный комиссариат и шаблон ответа на запросы с ограничением состава данных.
- Задаём режим хранения и доступа: кто имеет доступ к документам воинского учёта, где они хранятся, что делается по истечении срока.
- Проверяем, что ответственный за воинский учёт допущен к этим данным документально, и оформляем такой допуск, если его нет.
Что нужно от компании
- Действующая политика обработки персональных данных и связанные локальные акты компании.
- Перечень и формы документов воинского учёта, которые фактически ведутся, включая карточки и учётные таблицы.
- Примеры запросов военного комиссариата и ваших ответов на них за последнее время — можно с обезличенными данными.
- Сведения о том, где физически и в каких системах хранятся данные воинского учёта и у кого к ним есть доступ.
- Приказы о назначении ответственного за воинский учёт и о допуске к персональным данным, если они есть.
- Информация о том, привлекается ли внешний подрядчик к кадровому учёту или к обработке данных.
КАК СТРОИТСЯ РАБОТА
Как строится работа
Документы и основания
Дополняем политику и локальные акты, готовим формы уведомлений, порядок передачи и шаблоны ответов на запросы.
Внедрение и разбор с кадрами
Передаём документы, объясняем кадровой службе новый порядок и отвечаем на вопросы по первым применениям.
РЯДОМ
Другие услуги практики
Если вопрос касается лично военнослужащего — выплаты, увольнение со службы, уголовное дело — этим занимаются адвокаты МКА «Ковалев, Малютов, Цыпкало и партнеры»: mka.moscow.
ВОПРОСЫ
Частые вопросы
Нужно согласие работника на обработку данных воинского учёта?
Как правило, нет: обработка ведётся во исполнение обязанности, возложенной на работодателя законом, и это самостоятельное основание по 152-ФЗ. Лишнее согласие даже вредит — оно может быть отозвано, а обязанность вести учёт от этого не исчезнет. Согласие остаётся нужным для обработки, которая выходит за рамки требований закона, и мы разделяем эти случаи в документах.
Военкомат запросил сведения по всем работникам. Сколько можно передавать?
Передавать следует то, что запрошено в пределах полномочий, и не больше. Практика «отправим всю таблицу, пусть сами выберут» создаёт нарушение по персональным данным, даже если по воинскому учёту вопросов нет. Мы готовим шаблон ответа, который закрывает запрос и одновременно ограничивает состав передаваемых сведений, и фиксируем основание передачи.
Можно ли хранить копии военных билетов в личных делах?
Хранение копий возможно в объёме, необходимом для ведения учёта, но с ограничением доступа и определённым сроком. Проблема обычно не в самом хранении, а в том, что копии лежат бессрочно и доступны всей кадровой службе. Мы задаём режим хранения и доступа документом, чтобы у компании был понятный ответ на этот вопрос при проверке.
СЛЕДУЮЩИЙ ШАГ
Обсудим вашу ситуацию
Консультация бесплатна при заключении договора: на ней мы говорим, что нужно сделать и в какие сроки.