Mito del mes: desde el 1 de octubre las empresas deben registrar un correo electrónico estatal

El mito

«Desde el 1 de octubre de 2026 todas las personas jurídicas y empresarios individuales deben registrar una dirección de correo electrónico oficial en Gosuslugi (portal de servicios públicos), desde 2027 toda la correspondencia oficial irá solo a esa dirección, y pasados siete días cualquier carta se considera recibida aunque nadie la haya abierto». Con esta formulación la afirmación circula en boletines y canales de Telegram durante todo septiembre. De sus cuatro afirmaciones una es cierta, y con una salvedad.

De dónde sale el mito

La fuente es real: la Ley Federal n.º 271-FZ del 26 de julio de 2026 «Sobre la modificación de la Ley Federal “Sobre los servicios postales” y de ciertos actos legislativos de la Federación de Rusia» añade un nuevo artículo 32.1, «Sistema de correo electrónico», a la Ley Federal n.º 176-FZ del 17 de julio de 1999 «Sobre los servicios postales». De ahí surgen tres cosas que afectan a toda persona jurídica y a todo empresario individual.

Primero, Correos de Rusia (Pochta Rossii) recibe un sistema estatal de correo electrónico a través del cual los órganos públicos, el Banco de Rusia, las corporaciones estatales y las empresas de titularidad estatal enviarán solicitudes, avisos, citaciones y requerimientos al portal Gosuslugi en lugar de hacerlo por carta certificada en papel.

Segundo, toda empresa, empresario individual y ciudadano registrado en el sistema unificado de identificación (ESIA) recibirá un buzón electrónico en Gosuslugi con su propia dirección de correo. La dirección la crea el Estado, no la elige el usuario. Para las personas jurídicas y los empresarios individuales el buzón será de pago.

Tercero, esta dirección se inscribirá en el Registro Estatal Unificado de Personas Jurídicas (EGRUL) y en el registro de empresarios individuales (EGRIP) como la dirección de correo electrónico oficial de la organización. Los datos los transmitirá al registro no el solicitante, sino el Ministerio de Desarrollo Digital. A esta dirección enviará el servicio tributario los documentos y avisos conforme a la Ley Federal n.º 129-FZ del 8 de agosto de 2001 «Sobre el registro estatal de personas jurídicas y empresarios individuales».

Qué dice realmente la ley sobre las fechas

El artículo 11 de la ley sobre la entrada en vigor, fielmente.

La fecha general de entrada en vigor es el 1 de marzo de 2027. Desde esa fecha funciona el propio sistema de correo electrónico, los órganos públicos están obligados a enviar por él a Gosuslugi los mensajes con efectos jurídicos, y se aplican las modificaciones de la ley de registro estatal: la dirección de correo electrónico en el EGRUL y el EGRIP pasa a ser la dirección creada conforme al artículo 32.1.

Las disposiciones sobre los buzones electrónicos de empresas y ciudadanos, sobre el envío de mensajes específicamente al buzón, sobre la tarifa del buzón y sobre la suspensión del acceso por impago entran en vigor más tarde: el 1 de septiembre de 2027. Ese mismo día comienzan a aplicarse las modificaciones del Código de la Vivienda sobre la entrega de recibos de servicios públicos en la cuenta personal de Gosuslugi.

Desde el 1 de enero de 2027 se aplican solo las disposiciones «postales»: el horario de las oficinas de correos y un límite del 1,5 % en la tarifa por la entrega de pensiones y prestaciones. No tienen nada que ver con las empresas.

La fecha del 1 de octubre de 2026 no aparece en la ley. Circula en las noticias como el plazo previsto para que el Gobierno apruebe el reglamento del sistema de correo electrónico y el procedimiento de creación de los buzones. Esos actos de desarrollo aún no se han publicado y, hasta entonces, no hay nada que registrar ni hace falta hacerlo: los buzones se crean automáticamente, y el procedimiento y los plazos los fija el Gobierno.

A quién afecta

A todas las personas jurídicas y empresarios individuales, sin excepciones por tamaño o sector de actividad. Las únicas exenciones del pago son los órganos públicos, las empresas e instituciones unitarias estatales y municipales, las organizaciones con potestades públicas y el Banco de Rusia.

A los ciudadanos les afecta de forma más suave: recibir mensajes en el buzón es gratuito, y solo el envío es de pago. Un ciudadano puede restringir el círculo de remitentes de los que está dispuesto a recibir mensajes, salvo los órganos públicos y las organizaciones con potestades públicas.

Una categoría aparte, para la que la ley ya cambia la forma de trabajar: los órganos públicos, el Banco de Rusia, las empresas estatales, las corporaciones estatales y las personas jurídicas en las que la Federación de Rusia posee más del 50 %. Desde el 1 de marzo de 2027 deben enviar los mensajes con efectos jurídicos por el sistema de correo electrónico a Gosuslugi siempre que una ley o un contrato prevea el envío de tales mensajes a través de la infraestructura de administración electrónica.

Qué se aplica ya y qué todavía no

Cómo era. La correspondencia oficial con una empresa iba a la dirección del EGRUL por carta certificada. La dirección de correo electrónico en el registro era opcional y se indicaba en el momento de la inscripción. Un mensaje con efectos jurídicos se consideraba entregado conforme al artículo 165.1 del Código Civil de la Federación de Rusia: cuando llegaba al destinatario, incluso cuando este eludía recogerlo en la oficina de correos.

Desde el 1 de marzo de 2027. Los remitentes estatales pasan al sistema de correo electrónico. Un mensaje se considera entregado en Gosuslugi si la organización o el ciudadano accedió a la cuenta personal dentro de los siete días siguientes a la publicación del mensaje. Si no hubo acceso, Correos de Rusia debe convertir el mensaje en una carta certificada y entregarla en papel. Es una precisión importante: muchas versiones afirman que pasados siete días el mensaje se «considera recibido por ministerio de la ley» sin ninguna entrega. El artículo 32.1 no contiene nada semejante: cuando no hay acceso, la ley envía el mensaje a papel en lugar de darlo por notificado.

Desde el 1 de septiembre de 2027. La empresa recibe un buzón electrónico con una dirección que crea el propio Estado. Cuando una ley, otro acto o una condición de un negocio jurídico prevea el envío de un mensaje con efectos jurídicos a través de la infraestructura de Gosuslugi, debe enviarse al buzón. Hay varias excepciones: el envío mediante intercambio electrónico de documentos conforme al Código Tributario, mediante el servicio multifuncional de intercambio de información, por otro método que registre la entrega con el consentimiento escrito del destinatario en el contrato, y los mensajes conforme a las leyes sobre servicios públicos, sobre las solicitudes de los ciudadanos y sobre el control estatal, así como la correspondencia de supervisión del Banco de Rusia. La regla de los siete días se aplica también al buzón.

Para el registro. La dirección de correo electrónico en el EGRUL y el EGRIP ya no es «si se indicó en la solicitud», sino la dirección del buzón conforme al artículo 32.1, y se la transmite al Servicio Federal de Impuestos el Ministerio de Desarrollo Digital. Conforme al apartado 6 del artículo 11 y al apartado 3.1 del artículo 21 de la Ley Federal n.º 129-FZ, el órgano de registro envía a esta dirección los documentos de inscripción y los avisos de próxima exclusión del registro. Antes esto funcionaba solo cuando había una dirección en el registro; ahora todos tendrán una.

Para la vivienda y los servicios públicos. Los recibos de vivienda y servicios públicos pueden entregarse en la cuenta personal del pagador en Gosuslugi con su consentimiento; tal documento se considera recibido el día siguiente a su publicación. Para las empresas propietarias de locales, esto significa que las facturas de la empresa administradora también pasarán a formato electrónico.

Qué vale la pena hacer de verdad

1. Compruebe si la empresa tiene una cuenta verificada de persona jurídica en Gosuslugi y qué empleados tienen acceso a ella. El buzón se creará dentro de esa cuenta, y el acceso a ella pasa a ser una cuestión de seguridad corporativa, no de comodidad.
2. Designe a un responsable de la cuenta y describa el procedimiento en un reglamento interno: quién accede, con qué frecuencia, a quién se reenvían los mensajes. Desde el 1 de marzo de 2027 el plazo de siete días corre desde el día en que se publica el mensaje, no desde el día en que el jurista se entera.
3. Revise las cláusulas de notificación en los contratos con contrapartes. La ley permite a las partes pactar en el contrato otro método de envío de mensajes con efectos jurídicos que registre la entrega. Si le conviene más el intercambio electrónico de documentos o el correo electrónico corporativo, el consentimiento escrito en el contrato debe estar formalizado antes de septiembre de 2027.
4. Compruebe la dirección de correo electrónico que figura actualmente en el EGRUL. Hasta el 1 de marzo de 2027 el servicio tributario seguirá escribiendo a ella; después de esa fecha el registro comenzará a pasar a las direcciones creadas por el Estado y la dirección antigua dejará de ser oficial.
5. Prevea en el presupuesto la tarifa del buzón desde septiembre de 2027. Todavía no hay tarifa; la fijará el Gobierno. Por impago se suspende el acceso al buzón, y esa es la única sanción que la ley nombra expresamente.
6. Si la empresa posee muchos inmuebles, prepare al departamento de contabilidad para que los recibos lleguen a Gosuslugi.

Qué pasa si no hace nada antes del 1 de octubre

Nada. Ninguna disposición de la Ley n.º 271-FZ relativa a las empresas y a los empresarios individuales se aplica antes del 1 de marzo de 2027, la ley no introduce multas por no tener buzón, y el buzón no puede ni crearse ni dejar de crearse por su parte: lo crea el Estado.

Y qué pasa después si nadie vigila

Desde el 1 de marzo de 2027 los mensajes de los órganos públicos, del Banco de Rusia y de las empresas estatales empezarán a llegar a Gosuslugi, y una organización que no vigile su cuenta los recibirá en papel con retraso, mientras que, al acceder, el plazo para responder o recurrir correrá desde el séptimo día. Desde el 1 de septiembre de 2027 se añaden el buzón y su tarifa; un buzón impagado se cerrará, pero el deber de recibir la correspondencia no desaparece. La ley no introduce responsabilidad administrativa por un «buzón no registrado», porque no hay nada que registrar: aparecerá por sí solo.

El mito, punto por punto

«Hay que registrarse desde el 1 de octubre»: no, no existe ningún registro, la dirección se crea automáticamente y los plazos de su creación aún no se han aprobado. «Desde 2027 la correspondencia solo irá allí»: en parte, desde el 1 de marzo de 2027 los órganos públicos y las empresas estatales pasan a ese sistema, mientras que las contrapartes privadas pueden pactar otro método. «Se considera recibido tras siete días»: no, sin acceso la carta pasa a papel. «Multas»: no, la única sanción de la ley es la desconexión de un buzón impagado desde septiembre de 2027.

Lo que la ley no contiene

Sin tarifa. La cuantía, el procedimiento y los plazos de la tarifa del buzón y del envío de mensajes los fija el Gobierno; todavía no hay actos.

Sin procedimiento de creación de buzones. Los plazos de creación, de suspensión del acceso y de eliminación de buzones también se dejan al Gobierno, y son esos actos los que determinan cuándo empezarán a aparecer las direcciones en la práctica.

Sin sustitución de la dirección registrada. La idea de permitir que las empresas indiquen una dirección de correo electrónico en lugar de un domicilio físico se debate en la Duma Estatal desde 2023 en proyectos de ley separados, pero la Ley n.º 271-FZ no la aplica: el domicilio físico se mantiene y la dirección electrónica se suma a él.

Sin obligación para la correspondencia privada. Entre dos empresas comerciales la ley no obliga a usar el buzón si el contrato prevé otro método de notificación que registre la entrega.

Este material es meramente informativo y no sustituye el asesoramiento sobre un asunto concreto.

Si desea adaptar de antemano sus contratos y reglamentos internos al nuevo sistema de notificaciones, póngase en contacto con nosotros. La primera consulta es gratuita si se firma un contrato.

Legislación: Ley Federal n.º 271-FZ del 26.07.2026 «Sobre la modificación de la Ley Federal “Sobre los servicios postales” y de ciertos actos legislativos de la Federación de Rusia» (publicada el 26.07.2026, artículos 1, 3, 6, 11); Ley Federal n.º 176-FZ del 17.07.1999 «Sobre los servicios postales» (nuevo artículo 32.1); Ley Federal n.º 129-FZ del 08.08.2001 «Sobre el registro estatal de personas jurídicas y empresarios individuales» (artículos 5, 11, 21); Código Civil de la Federación de Rusia (artículo 165.1); Código de la Vivienda de la Federación de Rusia (artículo 155).

Vladimir Kovalev, jurista, fundador y socio director de Kovalev y Asociados