Un requerimiento de la inspección tributaria: qué hacer en los primeros diez días

El error más común al recibir un requerimiento es tratarlo como un malentendido que se resolverá solo. No se resolverá: la inspección deja constancia de que se envió el requerimiento, cuenta los días y, si no llega respuesta, pasa al siguiente paso. A continuación expongo los tipos de requerimiento, en qué se diferencian en plazos y consecuencias, y qué conviene hacer en la primera semana.

No todos los requerimientos son iguales

Tras una sola palabra se esconden tres procedimientos bastante distintos, y confundirlos sale caro.

Un requerimiento de presentar documentos durante una comprobación documental (artículo 93 del Código Tributario). El plazo de respuesta es de diez días hábiles. La inspección no puede pedir documentos con cualquier pretexto: en una comprobación documental de una declaración que no implica devolución de IVA ni beneficios fiscales, los motivos son limitados.

Un requerimiento de presentar documentos e información sobre una operación concreta (artículo 93.1 del Código Tributario), el llamado requerimiento a contraparte. Aquí usted no es el contribuyente comprobado, sino una fuente de información sobre su contraparte. El plazo es de cinco días hábiles para documentos sobre una operación concreta y de diez días cuando es su contraparte la que está siendo comprobada.

Un requerimiento de explicaciones (apartado 3 del artículo 88 del Código Tributario). Cinco días hábiles. Formalmente no está obligado a adjuntar documentos, pero las explicaciones sin documentos suelen parecer una mera afirmación.

Lo primero que hay que hacer al recibir el documento es mirar la disposición que cita. Eso determina tanto el plazo como el alcance de lo que está obligado a entregar.

Los plazos no corren desde la fecha del sobre

Un requerimiento enviado por canales electrónicos de comunicación se considera recibido en la fecha que consta en el acuse de recibo. Tiene seis días hábiles para enviar ese acuse, y es un plazo aparte: si no lo envía, la inspección puede suspender las operaciones en sus cuentas bancarias.

La conclusión práctica es evidente: si el requerimiento llega un viernes por la tarde mientras el contable está de vacaciones, usted ya está dentro del procedimiento sin haber abierto el expediente. Revisar los documentos entrantes del intercambio electrónico de documentos no es una formalidad, sino una forma de evitar una cuenta congelada por un fallo técnico al enviar un acuse.

El plazo de respuesta corre en días hábiles desde el día siguiente al de la recepción. Es posible una prórroga: la solicitud se presenta dentro del día siguiente a la recepción, indicando los motivos y la fecha en que estarán listos los documentos. La inspección no está obligada a concederla, pero una solicitud motivada con una causa genuina (un gran volumen de material, incautación de documentos, ausencia de la contable jefa por vacaciones) suele concederse al menos en parte.

Lo que cuesta el silencio

La sanción del artículo 126 del Código Tributario es de 200 rublos por cada documento no presentado. La cifra parece trivial hasta el momento en que se han solicitado cuatrocientos documentos.

La sanción del artículo 129.1 es de 5 000 rublos por no facilitar información, y de 20 000 rublos si se repite en el año.

Pero las sanciones no son lo principal. El silencio es una señal con la que la inspección completa el cuadro por sí misma. Los documentos que faltan se interpretan en su contra: si la empresa no ha confirmado que una operación fue real, la conclusión será que no lo fue. Eso pasa luego al acta de la comprobación, e impugnar un acta ya terminada cuesta más que enviar el expediente a tiempo.

Qué hacer en los primeros días

Primero. Fije la fecha. Envíe el acuse de recibo, anote la fecha de recepción y calcule el último día del plazo. Esa fecha debe tenerla delante quien sea responsable.

Segundo. Averigüe qué se pide realmente. Tras la fórmula «presente documentos relativos a las relaciones con la SRL ...» hay una hipótesis concreta de los inspectores. Lo más frecuente es que les interese si la operación fue real y si usted actuó con la debida diligencia al elegir a la contraparte. Entender la hipótesis cambia lo que se incluye en la respuesta: no se trata simplemente de entregar contratos, sino de demostrar que la entrega se produjo, las mercancías se recibieron, el pago se efectuó y la contraparte se verificó antes del negocio.

Tercero. Reúna el expediente y compruebe que no tenga contradicciones internas. Las fechas del contrato, los albaranes, los documentos de transporte y el pago deben componer una sola historia. Si sobre el papel las mercancías llegaron antes de ser pedidas, se notará. Es mejor detectar usted mismo la discrepancia y explicarla en la carta de remisión que dejarlo a discreción del inspector.

Cuarto. Valore lo que no está obligado a presentar. Un requerimiento emitido fuera del marco de una comprobación se limita a una operación concreta. Una petición de toda la correspondencia interna, la plantilla de personal y tres años de balances de comprobación excede el objeto de esa disposición. La negativa debe ser motivada y por escrito, no silenciosa: usted responde dentro del plazo pero explica por qué una parte del material queda fuera del alcance del requerimiento.

Quinto. Redacte una carta de remisión. Un inventario con el número de páginas, una explicación de cada punto controvertido y una nota de qué documentos se presentaron antes y en respuesta a qué requerimiento. Esto ahorra tiempo después: cuando surja una controversia seis meses más tarde, la carta mostrará que la empresa actuó de buena fe.

Qué no hacer

No envíe documentos por entregas sin inventario con la esperanza de llamar menos la atención. No escriba explicaciones emocionales sobre que la inspección la tiene tomada con usted. No dé explicaciones orales por teléfono: lo que diga puede acabar en un acta de interrogatorio, y no tendrá nada que respalde su propia versión.

Y lo más importante: no firme explicaciones que no haya leído. Sí ocurre que le envían un texto ya redactado «para agilizar», y no está escrito en su interés.

Si el requerimiento llega tras un cambio de director o de contable

Es una situación aparte, y la que con más frecuencia trae a la gente a mi despacho. Los registros de períodos anteriores nunca se entregaron, el contable anterior no está localizable y el requerimiento se refiere a operaciones de hace tres años. Aquí funciona esta secuencia: una solicitud escrita al antiguo directivo que describa qué documentos se necesitan, una solicitud de prórroga del plazo con esa petición adjunta y la reconstrucción de los documentos a través de las contrapartes y del banco.

Esa correspondencia se convierte después en prueba de buena fe. Sin ella el cuadro parece una ocultación de documentos, con todo lo que de ello se deriva, incluida la presunción de culpa del directivo en cualquier insolvencia posterior.

Este material es meramente informativo y no sustituye el asesoramiento sobre un asunto concreto.

Si ha recibido un requerimiento y no tiene claro qué significa ni qué amenaza conlleva, escríbanos: la primera consulta es gratuita si se firma un contrato de servicios jurídicos.

Vladimir Kovalev, jurista, fundador y socio director de Kovalev y Asociados