Инвентаризация
Изучаем действующие документы и процессы, определяем, что нужно создать, обновить или отменить.
ДОГОВОРЫ И АБОНЕНТСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ / 04
Внутренние документы и локальные акты
Внутренние документы нужны не для проверяющих, а чтобы компания могла опереться на них в споре с работником, при утечке информации или при проверке. Мы разрабатываем их под реальные процессы и помогаем правильно ввести в действие.
- Кому
- Компаниям и предпринимателям
- Формат
- Москва и дистанционно по всей России
Что происходит
Компания уволила сотрудника за нарушение дисциплины, а в суде выяснилось, что правила внутреннего трудового распорядка не устанавливают тех обязанностей, которые он нарушил, а подписи об ознакомлении нет вовсе.
Премии платятся по решению директора, но в положении об оплате труда написано, что они являются частью зарплаты и выплачиваются ежемесячно. Бывший работник требует невыплаченные премии за год, и формулировка документа играет против компании.
Менеджер по продажам ушёл к конкуренту вместе с клиентской базой. Выясняется, что режим коммерческой тайны в компании не вводился: перечня сведений нет, соглашений с работниками нет, и доказать, что база была охраняемой информацией, сложно.
Что говорит закон
- ТК РФ требует от работодателя принять правила внутреннего трудового распорядка и график отпусков; система оплаты труда и премирования устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальными актами.
- Работника нужно ознакомить под подпись с локальными актами, связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора, а с новыми актами — после их принятия. Без этого ссылаться на акт в споре с работником сложно.
- Локальные акты, которые ухудшают положение работников по сравнению с трудовым законодательством, не применяются. Если в компании есть первичная профсоюзная организация, часть актов принимается с учётом мнения её выборного органа.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» обязывает оператора опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к политике обработки персональных данных и принять документы, определяющие порядок обработки и защиты данных.
- Режим коммерческой тайны вводится мерами, перечисленными в Федеральном законе «О коммерческой тайне»: перечень сведений, порядок доступа к ним, учёт лиц, получивших доступ, условия в трудовых и гражданско-правовых договорах, гриф на носителях.
- ТК РФ предусматривает особенности для микропредприятий: они вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных актов, включив соответствующие условия в трудовые договоры на основе типовой формы.
Что делаем
- Проводим инвентаризацию действующих документов: что есть, что устарело, что противоречит друг другу или трудовым договорам.
- Выясняем, как на самом деле устроены процессы: график работы, порядок премирования, доступ к информации, дистанционная работа.
- Разрабатываем или перерабатываем документы: правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате и премировании, о дистанционной работе, об обработке персональных данных, о коммерческой тайне.
- Готовим приказы о введении в действие, листы ознакомления и дополнительные соглашения к трудовым договорам, если меняются условия.
- Если нужен учёт мнения профсоюза, готовим документы для этой процедуры.
- Объясняем кадровой службе и руководителям, как применять документы на практике и что хранить на случай спора или проверки.
Что понадобится от вас
- Действующие локальные акты и приказы об их утверждении.
- Типовые трудовые договоры и должностные инструкции.
- Штатное расписание и сведения о структуре компании, филиалах и дистанционных работниках.
- Описание того, как устроены оплата труда, премирование и доступ к конфиденциальной информации.
- Сведения о наличии профсоюза и коллективного договора.
- Информацию о прошлых спорах с работниками и проверках, если они были.
КАК СТРОИТСЯ РАБОТА
Как строится работа
Разработка
Готовим проекты документов и согласовываем их с кадровой службой, бухгалтерией и руководством.
Введение
Готовим приказы, листы ознакомления и дополнительные соглашения, проводим процедуру учёта мнения профсоюза при необходимости.
Внедрение
Объясняем, как применять документы, и отвечаем на вопросы в первые месяцы их действия.
ВОПРОСЫ
Частые вопросы
Можно ли взять типовые документы из интернета?
Как отправную точку — да, но в споре типовой документ часто не работает: он описывает не ваши процессы, противоречит трудовым договорам или содержит условия, которых компания не соблюдает. Проверка в суде или инспекцией показывает это сразу.
Что делать, если работники отказываются подписывать ознакомление?
Отказ фиксируется актом с подписями свидетелей. Но сначала стоит понять причину: если новый документ меняет условия трудового договора, нужна отдельная процедура с уведомлением работников, и простого ознакомления недостаточно.
Как часто документы нужно обновлять?
При изменении законодательства и при изменении ваших процессов: переход на дистанционную работу, новая система премирования, открытие филиала. Раз в год полезно проверить, соответствуют ли документы тому, как компания работает на самом деле.
СЛЕДУЮЩИЙ ШАГ
Обсудим вашу ситуацию
Консультация бесплатна при заключении договора: на ней мы говорим, что нужно сделать и в какие сроки.