Кадровый аудит

Что происходит

Компания выросла с двадцати до двухсот человек, кадровик сменился трижды, и у каждого был свой шаблон трудового договора. Часть сотрудников работает удалённо без соответствующих условий в договоре, часть оформлена по договорам подряда, хотя фактически сидит в штате.

Готовится сделка или приход инвестора, и покупателю нужно понимать, какие трудовые обязательства он получает: неоформленные переработки, накопленные отпуска, обещанные устно бонусы.

У знакомых в отрасли прошла проверка инспекции труда с заметными штрафами, и руководитель хочет заранее знать, что найдут у него, пока есть время исправить.

Что говорит закон

• Требования к оформлению трудовых отношений установлены ТК РФ: обязательные условия трудового договора, состав локальных нормативных актов, порядок ознакомления с ними, учёт рабочего времени, сроки выплаты заработной платы.
• Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), а за задержку выплат работодатель обязан уплатить денежную компенсацию независимо от наличия вины (ст. 236 ТК РФ).
• Договор гражданско-правового характера, по которому человек фактически выполняет трудовую функцию под контролем работодателя, может быть признан трудовым (ст. 19.1 ТК РФ) со всеми последствиями: отпусками, гарантиями при увольнении, взносами.
• Дистанционная работа оформляется по правилам главы 49.1 ТК РФ: в трудовом договоре или дополнительном соглашении определяются режим, порядок взаимодействия и обмена документами.
• Нарушение трудового законодательства влечёт ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ и для организации, и для должностных лиц; повторное нарушение наказывается строже.
• Кадровые документы содержат персональные данные, поэтому аудит охватывает и соблюдение Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»: основания обработки, согласия, доступ к личным делам.

Что делаем

• Проверяем трудовые договоры и дополнительные соглашения: обязательные условия, оплату, режим работы, дистанционный формат.
• Анализируем локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании, о персональных данных, графики отпусков.
• Смотрим учёт рабочего времени, сверхурочную работу и работу в выходные, сроки выплаты заработной платы и отпускных.
• Оцениваем договоры ГПХ и с самозанятыми на риск признания отношений трудовыми.
• Выборочно проверяем личные дела, приказы, листы ознакомления и сведения о трудовой деятельности.
• Готовим письменный отчёт: нарушения, их существенность, риски и план исправления с приоритетами.
• По вашему решению разрабатываем недостающие документы и помогаем их внедрить.

Что понадобится от вас

• Штатное расписание и списочный состав работников.
• Действующие шаблоны и выборку подписанных трудовых договоров и дополнительных соглашений.
• Локальные нормативные акты и листы ознакомления с ними.
• Табели учёта рабочего времени и расчётные ведомости за выборочный период.
• Договоры ГПХ и с самозанятыми, по которым люди работают на постоянной основе.
• Материалы прошлых проверок и споров с работниками, если они были.