Auditoría de cumplimiento de personal

Qué ocurre

La empresa ha pasado de veinte personas a doscientas, el responsable de personal ha cambiado tres veces y cada uno tenía su propia plantilla de contrato de trabajo. Algunos empleados trabajan a distancia sin las condiciones contractuales adecuadas, y algunos están contratados mediante contratos de servicios mientras que en la práctica trabajan como empleados.

Se prepara una venta o una inversión, y el comprador necesita saber qué pasivos laborales vienen con el negocio: horas extras no registradas, vacaciones devengadas, bonificaciones prometidas de palabra.

Una inspección de trabajo en otra empresa del sector terminó con multas considerables, y el director general quiere saber de antemano qué se encontraría en la suya, mientras aún hay tiempo de corregirlo.

Qué dice la ley

• Los requisitos para documentar las relaciones laborales los fija el Código del Trabajo: las condiciones obligatorias de un contrato de trabajo, las políticas internas exigidas, la forma de dar a conocer esas políticas al personal, el registro de la jornada y las fechas de pago de los salarios.
• Los salarios deben pagarse al menos cada quincena (artículo 136 del Código del Trabajo), y por el pago tardío el empleador debe abonar una compensación en dinero con independencia de su culpa (artículo 236 del Código del Trabajo).
• Un contrato civil en virtud del cual una persona desempeña de hecho la función de un trabajador bajo el control del empleador puede ser reconocido como contrato de trabajo (artículo 19.1 del Código del Trabajo), con todo lo que ello implica: vacaciones, protección en caso de despido y cotizaciones sociales.
• El trabajo a distancia se documenta conforme al capítulo 49.1 del Código del Trabajo: el contrato de trabajo o un acuerdo complementario fija el régimen de trabajo, la forma de interacción de las partes y el intercambio de documentos.
• Las infracciones de la legislación laboral conllevan responsabilidad conforme al artículo 5.27 del Código de Infracciones Administrativas, tanto para la empresa como para sus directivos; las infracciones reiteradas se sancionan con mayor rigor.
• Los expedientes de personal contienen datos personales, por lo que la auditoría abarca también el cumplimiento de la Ley Federal n.º 152-FZ de 27 de julio de 2006 «Sobre los datos personales»: la base del tratamiento, los consentimientos y el acceso a los expedientes personales.

Qué hacemos

• Revisamos los contratos de trabajo y los acuerdos complementarios: condiciones obligatorias, remuneración, regímenes de trabajo y trabajo a distancia.
• Analizamos las políticas internas: reglamento laboral, políticas salariales y de bonificaciones, política de datos personales y calendarios de vacaciones.
• Examinamos el registro de la jornada, las horas extras y el trabajo en fines de semana, y los plazos de pago de salarios y vacaciones.
• Evaluamos los contratos civiles y con trabajadores autónomos por el riesgo de que se les reconozca naturaleza laboral.
• Revisamos por muestreo expedientes de personal, órdenes, hojas de conformidad y registros laborales electrónicos.
• Elaboramos un informe por escrito: las infracciones, su relevancia, los riesgos y un plan de subsanación priorizado.
• Si usted decide continuar, redactamos los documentos que faltan y ayudamos a ponerlos en práctica.

Qué necesitaremos de usted

• La plantilla de personal y una lista de empleados.
• Las plantillas vigentes y una muestra de contratos de trabajo y acuerdos complementarios firmados.
• Las políticas internas y las hojas que acreditan que el personal las ha leído.
• Registros de la jornada y planillas de nómina de un período de muestra.
• Contratos civiles y con autónomos en virtud de los cuales personas trabajan de forma continuada.
• Constancias de inspecciones anteriores y de disputas con trabajadores.