Auditoría de cuentas por cobrar y estrategia de recuperación

Qué ocurre

El informe del director financiero muestra decenas de contrapartes con pagos atrasados. El área comercial tiene una explicación para cada una, y el equipo jurídico no tiene tiempo para ocuparse de todas a la vez. Lo que se necesita es una visión de conjunto: dónde todavía se puede cobrar y dónde no.

La empresa se prepara para una venta, un financiamiento o un cambio de propietario. El comprador o el banco pregunta por la calidad de las cuentas por cobrar, y «todo se pagará» no es una respuesta que acepten.

El contador general quiere dar de baja las deudas incobrables y deducirlas, pero para ello se necesitan fundamentos que resistan una inspección tributaria: vencimiento del plazo de prescripción, exclusión del deudor del registro, resolución del alguacil de que el cobro es imposible.

Qué dice la ley

• El plazo de prescripción conforme al Código Civil es de tres años y corre por separado para cada pago vencido; el reconocimiento del deudor, por ejemplo un acta de conciliación de saldos firmada por una persona autorizada, lo interrumpe.
• Si el plazo ha vencido y el deudor lo invoca, el tribunal rechazará la demanda; a efectos tributarios, esa deuda se considera incobrable conforme a las normas del Código Tributario.
• Cuando el deudor ha sido excluido del registro por inactividad, en algunos casos pueden presentarse reclamaciones contra quienes lo controlaban conforme a la Ley Federal n.º 14-FZ de 8 de febrero de 1998 «Sobre las sociedades de responsabilidad limitada», si su conducta de mala fe o irrazonable causó el incumplimiento de las obligaciones.
• Un acreedor puede oponerse a la exclusión del deudor presentando un escrito ante el órgano de registro dentro del plazo fijado por la Ley Federal n.º 129-FZ de 8 de agosto de 2001 «Sobre el registro estatal de personas jurídicas y empresarios individuales».
• La herramienta adecuada para cada deuda depende del importe, de las pruebas y de la situación del deudor: una carta de reclamación, una orden judicial de pago, una demanda, la quiebra del deudor o la cesión del crédito conforme al Código Civil.

Qué hacemos

• Obtenemos el libro de cuentas por cobrar y lo conciliamos con los documentos primarios de cada contraparte.
• Evaluamos la calidad de las pruebas: firmas y facultades, actas de aceptación, especificaciones, correspondencia.
• Calculamos la prescripción de cada pago y señalamos las deudas cuyo plazo vence en los próximos meses.
• Verificamos a los deudores en fuentes públicas: litigios, procedimientos de ejecución, quiebra, anotaciones del registro que los marcan como no fiables, exclusión del registro en trámite.
• Clasificamos las deudas en grupos según sus perspectivas de recuperación y proponemos el método y el orden de actuación para cada grupo.
• Identificamos las deudas que pueden considerarse legítimamente incobrables y los documentos necesarios para respaldarlo.
• Recomendamos cambios en los contratos y en los procesos internos para que las nuevas cuentas por cobrar no repitan los problemas antiguos.

Qué necesitaremos de usted

• El libro de cuentas por cobrar con importes, fechas de origen y fechas de vencimiento.
• Los contratos y documentos primarios de las contrapartes que se revisarán, o acceso al sistema contable.
• Actas de conciliación, cartas de reclamación y correspondencia sobre las deudas.
• Una nota con las demandas ya presentadas y los títulos ejecutivos que ya estén en manos de los alguaciles.
• Contactos en contabilidad y en el área comercial para aclarar detalles.