Reclamación previa

Qué ocurre

La mayoría de los clientes acuden a nosotros cuando una deuda lleva varios meses pendiente: contabilidad ha enviado recordatorios, el gerente de ventas ha llamado y el deudor ha prometido pagar «la semana próxima». Sin embargo, no se ha enviado ninguna reclamación formal, y sin ella una demanda de pago no puede ir al tribunal comercial.

Otro escenario: la empresa redactó la carta por sí misma, pero no tiene cálculo, no identifica el contrato, o fue a una dirección que la contraparte dejó hace tiempo. El tribunal puede considerar que no se cumplió el procedimiento previo y devolver la demanda o dejarla sin examen, y se pierde el tiempo.

A veces la carta se necesita menos para el tribunal que para la negociación. La empresa quiere mostrar a un socio que está dispuesta a ir más lejos sin quemar la relación. Entonces lo que importa son el tono, un cálculo preciso y una oferta que la contraparte pueda realmente aceptar.

Qué dice la ley

• Conforme al Código de Procedimiento Comercial (APK), una disputa sobre el pago derivado de una obligación de derecho civil puede llevarse al tribunal comercial solo después de haberse intentado resolverla extrajudicialmente, salvo que una ley o el contrato dispongan otra cosa.
• La demanda puede presentarse una vez transcurridos 30 días naturales desde la fecha de envío de la reclamación previa, salvo que una ley o el contrato fijen otro plazo o procedimiento. Por eso empezamos por el contrato: a menudo contiene su propio plazo de respuesta o un método específico de notificación.
• En las disputas no dinerarias, como la modificación o resolución de un contrato, el paso previo es obligatorio cuando una ley o el contrato lo exigen; para la resolución, el Código Civil exige además que primero se ofrezca la resolución a la otra parte.
• Una notificación se considera entregada aun cuando el destinatario haya evitado recibirla (artículo 165.1 del Código Civil). Por eso enviamos la carta a la dirección del Registro Estatal Unificado de Personas Jurídicas y a cualquier dirección del contrato, y conservamos la prueba de envío.
• Cumplir el procedimiento obligatorio de reclamación previa suspende el plazo de prescripción durante el tiempo concedido para la respuesta. Esto importa cuando el plazo de tres años del Código Civil está por vencer respecto de algunos de los pagos.

Qué hacemos

• Revisamos el contrato, la correspondencia y los documentos primarios, e identificamos qué reclamaciones pueden presentarse y qué pruebas respaldan cada una.
• Calculamos la deuda principal y la penalidad contractual o los intereses legales por el uso de fondos ajenos a la fecha de la carta.
• Redactamos la carta: el fundamento de la reclamación, el cálculo, el plazo de pago, los datos bancarios y lo que hará la empresa a continuación, sin amenazas ni emoción.
• La enviamos por medios que luego puedan probarse ante el tribunal: correo certificado con inventario del contenido, mensajería, intercambio electrónico de documentos o correo electrónico cuando el contrato lo permita.
• Hacemos seguimiento del plazo de respuesta, analizamos las objeciones y proponemos alternativas: un calendario de pagos, un acuerdo o una demanda ante el tribunal.
• Si no hay respuesta, pasamos el expediente directamente a la preparación de la demanda, para que nada tenga que reunirse dos veces.

Qué necesitaremos de usted

• El contrato con la contraparte, incluidas las especificaciones, los anexos y todas las modificaciones.
• Pruebas del cumplimiento: documentos universales de transferencia, albaranes de entrega, actas de aceptación, órdenes de pago.
• Correspondencia con la contraparte, incluidas cartas, correos electrónicos y chats de mensajería en los que se haya hablado de la deuda o de los plazos.
• Actas de conciliación de saldos, si se firmó alguna, y datos de los pagos parciales.
• Todas las direcciones y datos de contacto que tenga de la contraparte, incluidas sus instalaciones reales.