Auditoría del registro militar

Qué ocurre

El panorama habitual: el registro militar lo heredó un responsable de RR. HH., los documentos se redactaron hace años y nunca se revisaron, y parte de los datos se ha actualizado de memoria. En el papel todo existe; nadie ha intentado comprobarlo en el fondo.

El cambio del empleado responsable o del director general es ya motivo suficiente para una auditoría. Asumir la función a ciegas entraña riesgos: la responsabilidad por períodos anteriores no desaparece, y es difícil juzgar el estado real desde dentro sin conocer los criterios que se aplicarán.

Una tercera situación es el crecimiento: la empresa ha abierto unidades en otras regiones o ha pasado por una reorganización, mientras que el registro sigue configurado para la estructura anterior: comisariado militar equivocado, direcciones equivocadas, volumen de trabajo equivocado y conjunto de documentos equivocado.

Qué dice la ley

• Los requisitos del registro militar en las organizaciones se derivan de la ley sobre el deber militar y el servicio militar (53-FZ) y de las normas que prescriben los formularios, la composición del fichero y los plazos de presentación de información.
• La inspección de un comisariado militar sigue criterios establecidos: si existen la orden de designación y el plan de trabajo y qué dicen, si el fichero está completo y se lleva correctamente, si la información se comunicó a tiempo y cuál fue el resultado de conciliaciones anteriores.
• Para las empresas con encargos de movilización y reserva frente a la movilización (bronirovanie) se aplican además los requisitos de la ley sobre preparación para la movilización y movilización (31-FZ), con informes separados y un conjunto documental propio.
• El tratamiento de los datos de registro de los empleados se rige por la Ley Federal 152-FZ, y la auditoría también lo abarca: la base del tratamiento, las categorías de datos recopilados, cómo se conserva el fichero y quién tiene acceso a él.
• El Código de Infracciones Administrativas prevé la responsabilidad administrativa de la empresa y de su director general por infracciones en el registro militar; la mayoría son infracciones formales, que se acreditan a partir de los documentos.
• Poner las cosas en orden voluntariamente antes de una inspección no borra las infracciones pasadas, pero sí ordena la función y permite a la empresa preparar su posición con antelación.

Qué hacemos

• Solicitamos y examinamos el conjunto documental del registro militar: órdenes, plan de trabajo, instrucciones, registros, correspondencia con el comisariado militar y las actas de conciliaciones anteriores.
• Comprobamos el fichero: si abarca a todos los empleados pertinentes, si los documentos de registro están correctamente cumplimentados, si los datos coinciden con los expedientes de personal y cómo se conserva y actualiza el fichero.
• Evaluamos si la información enviada al comisariado militar fue completa y puntual, y reconstruimos la cronología: qué se envió, cuándo y qué lo acredita.
• Verificamos cómo se conecta el registro militar con sus procesos de RR. HH. (contratación, traslados, despidos) y dónde se pierde información en la práctica.
• Examinamos por separado el tratamiento de los datos personales: la base del tratamiento, el volumen de datos, el acceso al fichero y las condiciones en que se conserva.
• Elaboramos un informe escrito: las carencias detectadas, la importancia de cada una, el riesgo asociado y un plan de subsanación con prioridades y plazos.

Qué necesitamos de la empresa

• Los documentos de registro militar actualmente vigentes: órdenes, plan de trabajo, instrucciones, políticas y registros.
• Acceso al fichero, en sus instalaciones o de forma anonimizada, según se acuerde.
• La plantilla orgánica y la información sobre el número de empleados, la estructura y las unidades, incluidas las de otras regiones.
• La correspondencia con el comisariado militar: requerimientos, notificaciones y las actas de conciliaciones e inspecciones anteriores.
• La posibilidad de hablar con el responsable del registro y con el equipo de RR. HH. sobre cómo se hace realmente el trabajo.
• Datos de cualquier reorganización, cambio de domicilio y cambio de empleado responsable durante el período revisado.