Implantación del registro militar en una empresa

Qué ocurre

La obligación de llevar el registro militar no depende del tamaño de la empresa ni de que algún empleado de la nómina esté actualmente sujeto al servicio militar: surge para la organización en cuanto tiene empleados. No tener orden, plan de trabajo ni fichero es una infracción en sí misma, aunque en el fondo todavía no haya a nadie que registrar.

Las empresas suelen acudir a nosotros en una de tres situaciones: la empresa se acaba de constituir y se está inscribiendo en el comisariado militar; el registro existía nominalmente pero se llevaba en formato libre y no superará la primera conciliación; o ha llegado un requerimiento o una notificación del comisariado militar y se ha hecho evidente que falta la documentación.

Una dificultad aparte es cómo se reparte el trabajo dentro de la empresa. El registro militar se sitúa donde confluyen la administración de RR. HH., el tratamiento de datos personales y el trato con las autoridades públicas, y sin reglas internas escritas recae en una sola persona y se desmorona en cuanto esta se va de vacaciones o renuncia.

Qué dice la ley

• La obligación de las organizaciones de llevar el registro militar de sus empleados y de comunicar información a los comisariados militares la establece la ley sobre el deber militar y el servicio militar (Ley Federal 53-FZ).
• Cómo debe llevarse el registro dentro de una organización se detalla en las resoluciones del Gobierno y en las directrices metodológicas del Estado Mayor General, que prescriben los formularios, la composición del fichero y los plazos de presentación de información.
• Las empresas con encargos de movilización y reserva frente a la movilización están además sujetas a la ley sobre preparación para la movilización y movilización (Ley Federal 31-FZ), con sus propios informes y su propio conjunto documental.
• Los datos de registro de los empleados son datos personales, por lo que el fichero y el intercambio de información con el comisariado militar deben ajustarse a la Ley Federal 152-FZ: finalidad del tratamiento, categorías de datos, conservación y acceso.
• El Código de Infracciones Administrativas prevé la responsabilidad administrativa de la empresa y de su director general por fallos en el registro militar; tales infracciones son de carácter formal y salen a la luz durante las conciliaciones y las inspecciones.
• El trabajo se considera correctamente organizado cuando la empresa cuenta con una orden que designa a un responsable, un plan de trabajo, un fichero de documentos de registro y reglas escritas que seguir por el equipo de RR. HH.

Qué hacemos

• Determinamos cuánto trabajo de registro necesita realmente su empresa: plantilla, si algún empleado está sujeto al servicio militar, si se requiere un puesto específico o una función combinada y si es pertinente la reserva frente a la movilización.
• Preparamos el conjunto completo de documentos internos: la orden que designa al responsable, el plan de trabajo del registro militar, una política o instrucción, y los formularios de aprobación y los registros.
• Construimos el fichero: qué documentos de registro se conservan de cada empleado y cómo se cumplimentan, almacenan y mantienen al día.
• Exponemos el trato con el comisariado militar: qué información se envía y para cuándo, quién la firma, cómo se acredita el envío y cómo se gestionan las conciliaciones.
• Integramos el registro militar en sus procesos de RR. HH. (contratación, traslados, despidos, cambios de datos personales) para que los registros se actualicen de forma natural y no por un recordatorio.
• Instruimos al empleado responsable y al equipo de RR. HH., entregamos los documentos y seguimos disponibles para las dudas que surjan en los primeros meses.

Qué necesitamos de la empresa

• Datos de la empresa: datos societarios, las direcciones donde la actividad se desarrolla realmente y la estructura de sus unidades.
• La plantilla orgánica y las cifras de personal anonimizadas: en esta fase no se necesitan datos personales.
• Los documentos de RR. HH. que ya tenga: reglamento interno de trabajo, política de datos personales y las instrucciones de RR. HH. existentes.
• Cualquier correspondencia con el comisariado militar, si la ha habido: requerimientos, notificaciones y actas de conciliación.
• La decisión de quién será responsable del registro militar y la posibilidad de dedicar tiempo a su formación.
• Un contacto del director general o de un firmante autorizado, para aprobar y firmar el conjunto de documentos.