Datos personales en el registro militar

Qué ocurre

El registro militar es el tratamiento de datos personales en estado puro: categoría de aptitud, datos familiares, formación, información de salud y copias de los documentos del registro militar. Parte de ello pertenece a categorías especiales, y la política de privacidad habitual, redactada para la contratación y la nómina, no lo cubre.

La otra mitad del problema es la comunicación de datos. La empresa presenta información al comisariado militar, a veces a las autoridades locales, y en ocasiones responde a requerimientos individuales. Cada una de esas transmisiones necesita una base lícita y un registro, y los datos comunicados no deben exceder lo que realmente exige el artículo 8 de la Ley Federal n.º 53-FZ sobre el deber militar y el servicio militar.

En la práctica, lo que más vemos son tres carencias: se pide a los empleados firmar consentimientos donde no se exige ninguno, lo que añade riesgo en lugar de eliminarlo; las copias de documentos están en las carpetas de RR. HH. sin plazo de conservación ni límites de acceso; y las respuestas a requerimientos contienen más de lo que se pidió. Todo esto se corrige con documentos, no reconstruyendo la función de RR. HH.

Qué dice la ley

• La Ley 152-FZ sobre datos personales permite el tratamiento sin el consentimiento del empleado cuando es necesario para cumplir una obligación que la ley impone al empleador, y esa es la base sobre la que descansa principalmente el registro militar.
• La Ley 53-FZ sobre el deber militar y la Ley 31-FZ sobre preparación para la movilización definen qué información sobre los empleados debe recopilar y comunicar una empresa; esa lista marca el límite del tratamiento lícito.
• El Código del Trabajo establece normas específicas para el manejo de los datos personales del empleado, incluidos los límites de acceso y el procedimiento de comunicación a terceros.
• El tratamiento de la información de salud y de las categorías de aptitud requiere una base más estricta y un régimen de acceso más riguroso que los datos ordinarios de RR. HH.
• Los requisitos de seguridad y de localización de datos se aplican también al registro militar, incluidos los archivos de trabajo y las hojas de cálculo que RR. HH. mantiene para uso propio.
• El Código de Infracciones Administrativas prevé responsabilidad por infracciones en materia de protección de datos con independencia de la responsabilidad por infracciones del registro militar: ambos riesgos no se sustituyen entre sí.

Qué hacemos

• Trazamos el flujo real de datos: qué recopila la empresa, de qué documentos, dónde se conserva y a quién y con qué motivo se comunica.
• Determinamos la base lícita para cada categoría de datos, eliminamos los consentimientos innecesarios y redactamos correctamente los que sí hacen falta.
• Ampliamos la política de privacidad y los reglamentos internos con una sección sobre el registro militar y la preparación para la movilización.
• Preparamos los formularios de notificación a los empleados, el procedimiento de presentación de datos al comisariado militar y un modelo de respuesta a requerimientos que limita los datos comunicados.
• Fijamos el régimen de conservación y acceso: quién puede acceder a los documentos del registro militar, dónde se guardan y qué ocurre al terminar el plazo de conservación.
• Comprobamos que la persona responsable del registro militar esté formalmente autorizada para acceder a estos datos y preparamos esa autorización si falta.

Qué necesitamos de la empresa

• La política de privacidad vigente de la empresa y los reglamentos internos conexos.
• La lista y los formularios de los documentos de registro militar que realmente se llevan, incluidas las fichas personales y los registros de trabajo.
• Ejemplos recientes de requerimientos del comisariado militar y de sus respuestas; basta con que estén anonimizados.
• Dónde se conservan físicamente los datos del registro militar, en qué sistemas y quién tiene acceso a ellos.
• Las órdenes de designación del responsable del registro militar y de autorización de acceso a datos personales, si existen.
• Si interviene algún proveedor externo en la administración de RR. HH. o en el tratamiento de estos datos.