Verificación de contrapartes

Qué ocurre

Un nuevo proveedor cotiza muy por debajo del mercado y quiere el pago íntegro por adelantado. El sitio web es nuevo, la empresa se registró hace poco y su director dirige además varias otras empresas.

Durante una inspección tributaria, los inspectores empiezan a preguntar por contrapartes de años anteriores y resulta que las verificaciones al celebrar el contrato consistieron en descargar un extracto del registro. La empresa necesita un procedimiento al que pueda remitirse como prueba de diligencia.

Un cliente de larga data ha empezado a pagar con retraso y quiere plazos de crédito más largos. Antes de aceptar, el propietario quiere saber si otros proveedores lo están demandando, si sus cuentas están bloqueadas y si los acreedores han anunciado que presentarán una solicitud de su insolvencia.

Qué dice la ley

• Conforme al artículo 54.1 del Código Tributario, los gastos y deducciones de una operación pueden ser rechazados si la obligación fue cumplida por una persona distinta de la parte indicada en los documentos. Una verificación documentada realizada al elegir a la contraparte es uno de los argumentos de la empresa en tal disputa.
• El registro estatal de personas jurídicas se lleva conforme a la Ley Federal n.º 129-FZ de 8 de agosto de 2001 «Sobre el registro estatal de personas jurídicas y empresarios individuales»; una anotación de que los datos de la dirección, del director o de los participantes no son fiables es una señal de alerta seria, como lo es una dirección de registro masivo.
• El acreedor debe publicar un aviso previo de su intención de solicitar la insolvencia del deudor; ese procedimiento, junto con la publicación de información sobre los procesos de insolvencia, está fijado por la Ley Federal n.º 127-FZ de 26 de octubre de 2002 «Sobre la insolvencia (quiebra)». Tales avisos figuran entre las primeras señales de problemas.
• La información sobre procedimientos de ejecución abiertos es pública en la base de datos de los alguaciles, llevada conforme a la Ley Federal n.º 229-FZ de 2 de octubre de 2007 «Sobre el procedimiento de ejecución»; el índice de casos del tribunal comercial muestra las disputas de la contraparte tanto como demandante como demandada.
• Cuando la contraparte participa en contratación pública, verificamos el registro de proveedores no fiables llevado conforme a la Ley Federal n.º 44-FZ de 5 de abril de 2013 «Sobre el sistema contractual en materia de adquisición de bienes, obras y servicios para necesidades estatales y municipales».

Qué hacemos

• Verificamos los datos de registro: fecha de constitución, dirección, director y participantes, sus vínculos con otras empresas, cambios recientes y cualquier anotación de falta de fiabilidad.
• Examinamos los estados financieros a lo largo del tiempo: ingresos, activos, pasivos, y si el tamaño del negocio se corresponde con el tamaño de la operación.
• Verificamos litigios, procedimientos de ejecución, suspensiones de operaciones de cuentas bancarias, avisos de insolvencia y reorganizaciones.
• Comprobamos las facultades del firmante, las licencias, la pertenencia a organizaciones autorreguladas y otros permisos que exige el contrato.
• Solicitamos a la contraparte pruebas de actividad real: recursos, personal, experiencia en suministros u obras similares.
• Entregamos un dictamen por escrito con una calificación de riesgo y modificaciones al contrato: condiciones de pago, garantías, responsabilidad y derechos de terminación.
• A petición, elaboramos un procedimiento interno de verificación de contrapartes para sus equipos de compras y ventas.

Qué necesitaremos de usted

• El número de identificación fiscal o de registro de la contraparte y los datos esenciales de la operación: objeto, monto, condiciones de pago.
• Documentos que la contraparte ya ha proporcionado: estatutos, extractos, poderes, oferta comercial.
• El proyecto de contrato, si existe.
• El historial de la relación, si la contraparte no es nueva: volúmenes, retrasos, reclamaciones.
• La profundidad de verificación que necesita: una evaluación rápida antes de un anticipo o una revisión completa antes de un contrato a largo plazo.