Acompañamiento en inspecciones tributarias in situ y documentales

Qué ocurre

Llega una decisión de realizar una inspección in situ que abarca tres años y, en la primera semana, un requerimiento de cientos de documentos con un plazo corto. Contabilidad empieza a exportarlo todo, mientras nadie ha decidido quién responderá a las preguntas sobre contrapartes concretas.

Está en curso una inspección documental de una declaración de IVA: la autoridad tributaria quiere que se expliquen las discrepancias y ha invitado al director a una reunión. Lo que se diga y se escriba en esta etapa decide si el asunto termina con explicaciones o se convierte en una liquidación adicional.

Los inspectores citan a empleados actuales y antiguos para interrogarlos y se presentan a inspeccionar la oficina o el almacén. La gente no sabe de qué puede negarse a hablar, qué documentos pueden llevarse los inspectores ni cómo dejar constancia de las infracciones de procedimiento.

Qué dice la ley

• Una inspección documental se realiza en la propia autoridad tributaria con base en la declaración presentada, sin una decisión aparte; una inspección in situ se ordena mediante decisión del jefe de la autoridad tributaria y, por regla general, dura hasta dos meses, prorrogables (artículos 88 y 89 del Código Tributario).
• Un requerimiento de documentos durante una inspección debe responderse, por lo general, en 10 días hábiles; cuando eso es imposible, se notifica por escrito a la autoridad tributaria los motivos y la fecha en que se entregarán los documentos (artículo 93 del Código Tributario).
• Las explicaciones en una inspección documental deben presentarse en cinco días hábiles (artículo 88 del Código Tributario). Los interrogatorios, inspecciones e incautaciones siguen el procedimiento establecido en el Código Tributario y se documentan en actas.
• Un testigo puede negarse a declarar contra sí mismo, su cónyuge o sus familiares cercanos, y puede leer las actas y añadir observaciones (artículo 90 del Código Tributario). Un testigo bien preparado no tiene que adivinar lo que el inspector quiere oír.
• Una inspección in situ termina con un acta, y la empresa tiene un mes desde su recepción para presentar objeciones por escrito (artículo 100 del Código Tributario). Todo lo dicho y entregado durante la inspección pasa luego a las objeciones y al tribunal.
• Conviene documentar las infracciones de procedimiento de los inspectores a medida que ocurren: en la apelación influyen en la valoración de las pruebas y las infracciones graves pueden ser por sí solas motivo para anular la decisión.

Qué hacemos

• Realizamos una revisión preliminar, identificando los periodos, operaciones y contrapartes con más probabilidad de suscitar preguntas y comprobando de antemano la documentación correspondiente.
• Establecemos un proceso para gestionar los requerimientos: quién los recibe, quién reúne los documentos, quién aprueba la respuesta y cómo se registran los plazos y los documentos entregados.
• Redactamos respuestas a los requerimientos, explicaciones escritas y relaciones de documentos y, cuando es necesario, una notificación de prórroga del plazo de entrega.
• Preparamos a los empleados para los interrogatorios, explicándoles sus derechos y los temas probables y, cuando está permitido, los acompañamos a la autoridad tributaria.
• Asistimos a inspecciones e incautaciones, comprobamos los fundamentos y la integridad de las actas y dejamos constancia de nuestras observaciones.
• Representamos a la empresa en las reuniones con la autoridad tributaria y evaluamos si tiene sentido corregir su situación tributaria antes de que termine la inspección.
• Llevamos una cronología de la inspección y, cuando llega el acta, tenemos lista la posición y las pruebas para las objeciones.

Qué necesitaremos de usted

• La decisión que ordena una inspección in situ, o los datos de la declaración sujeta a inspección documental.
• Todos los requerimientos, citaciones y actas recibidos, junto con las respuestas ya enviadas a la autoridad tributaria.
• Contratos, documentos primarios y correspondencia sobre las operaciones en cuestión.
• Una lista de empleados que han sido o pueden ser citados a interrogatorio, con una nota de su papel en las operaciones.
• La política contable y los libros fiscales de los impuestos comprendidos en el alcance de la inspección.