Documentos latinoamericanos que las autoridades rusas aceptarán

Qué ocurre

Una empresa de República Dominicana sabe que algunos Estados objetaron la adhesión de su país al Convenio de La Haya y duda de que su apostilla sea aceptada en Rusia. Debe verificar si Rusia estaba entre los Estados que objetaron.

Un fundador cubano ha enviado un extracto del registro y se apoya en el tratado de asistencia jurídica. Hay que establecer de antemano cómo tratarán un documento así la inspección tributaria y el banco, con una alternativa preparada.

Una empresa brasileña puso una apostilla sobre una simple fotocopia de sus estatutos, y la traducción al portugués la hizo un empleado. Hay que rehacer el conjunto, y conviene hacerlo una sola vez y completo.

Qué dice la ley

• Convenio por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros (La Haya, 5 de octubre de 1961): Rusia es parte como sucesora de la URSS. Según la tabla de estado de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, casi todos los países de América Latina y el Caribe son partes, y Rusia no ha objetado la adhesión de ninguno de ellos.
• Una adhesión no surte efecto entre el Estado adherente y cualquier parte que haya formulado una objeción (artículo 12 del Convenio). Para República Dominicana y Perú solo objetaron Estados europeos, por lo que las apostillas de estos países son aceptadas en Rusia.
• Cuba no es parte del Convenio; el procedimiento para sus documentos se rige por el Tratado entre la URSS y la República de Cuba sobre asistencia jurídica en asuntos civiles, familiares y penales de 28 de noviembre de 1984. Haití tampoco es parte, y sus documentos requieren legalización consular.
• Para el registro ante el Servicio Federal de Impuestos (FNS), los documentos expedidos por autoridades extranjeras se aceptan con apostilla o legalización, salvo que un tratado internacional disponga otra cosa, y los documentos en idioma extranjero con una traducción certificada por un notario o una oficina consular (Anexo 13 a la Orden del FNS n.º ED-7-14/617@ de 31 de agosto de 2020).
• Un notario certifica la exactitud de una traducción o la autenticidad de la firma del traductor (artículo 81 de las Bases de la Legislación de la Federación de Rusia sobre el Notariado n.º 4462-1 de 11 de febrero de 1993).
• Un fundador extranjero acredita su condición con un extracto del registro de personas jurídicas de su país de origen u otra prueba equivalente (artículo 12 de la Ley Federal n.º 129-FZ de 8 de agosto de 2001 sobre el registro estatal de personas jurídicas y empresarios individuales).

Qué hacemos

• Enumeramos los documentos que su tarea requiere, adaptados al destinatario concreto: inspección tributaria, banco o notario.
• Para cada país emisor fijamos la ruta: apostilla, el tratado de asistencia jurídica para Cuba o la legalización consular para Haití.
• Damos instrucciones para el notario de su país: qué certificar, dónde va la apostilla y cómo redactar el poder notarial para que las autoridades rusas lo acepten.
• Revisamos las copias escaneadas antes de enviar los originales: que la apostilla esté sobre el original o un documento notarial y no sobre una simple copia, y que los datos y las facultades de firma coincidan.
• Gestionamos la traducción en Rusia con certificación notarial, incluida la apostilla misma y cada sello y nota.
• Llevamos una lista única de grafías para el nombre de la empresa, los nombres de las personas y los cargos, de modo que el extracto, la resolución, el poder notarial y la solicitud coincidan letra por letra.
• Atendemos documentos en español e inglés, con traductor cuando sea necesario; los documentos en portugués se traducen con la ayuda de un traductor.

Qué necesitaremos de usted

• Copias escaneadas de los documentos que necesitará en Rusia y su finalidad: qué autoridad o banco.
• El país emisor de cada documento y, si ya lo tiene, un contacto de un notario o abogado local.
• Los pasaportes de los firmantes y la grafía latina de sus nombres exactamente como en el pasaporte.
• Los originales apostillados o legalizados, enviados por mensajería a Moscú una vez otorgados.