Interpretación y apoyo presencial para representantes de empresas latinoamericanas

Qué ocurre

El director de una empresa peruana viaja a Moscú por unos días: una reunión con un comprador, una cita en el banco y la firma de documentos ante notario. Necesita a alguien que interprete y que le indique con antelación qué documentos llevar a cada reunión.

La LLC rusa de un grupo brasileño recibió una decisión de la casa matriz que cambia al director, en portugués y apostillada. La inspección tributaria exige una traducción notarial tanto de la decisión como de la apostilla, y la grafía del nombre debe coincidir con el pasaporte.

Un banco solicitó a una empresa ecuatoriana documentos sobre sus beneficiarios finales y el propósito de su actividad. Algunos están en español, otros en inglés, y el banco los acepta solo con traducción al ruso.

Qué dice la ley

• El notario certifica la exactitud de una traducción si conoce los idiomas o, en caso contrario, la autenticidad de la firma del traductor (artículo 81 de los Fundamentos de la Legislación de la Federación de Rusia sobre el Notariado, n.º 4462-1 de 11.02.1993).
• Los documentos en idioma extranjero se presentan ante el órgano de registro junto con una traducción al ruso certificada por un notario o por una oficina consular; los documentos emitidos por autoridades extranjeras deben llevar apostilla o estar legalizados, salvo que un tratado internacional disponga otra cosa (Requisitos para los documentos, aprobados por la Orden del FNS n.º ED-7-14/617@ de 31.08.2020).
• La apostilla se expide conforme al Convenio de La Haya por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros, de 5 de octubre de 1961, y se traduce junto con el documento.
• El banco identifica al cliente, a su representante y a sus beneficiarios finales (artículo 7 de la Ley Federal n.º 115-FZ de 07.08.2001 sobre la lucha contra la legalización (el blanqueo) de capitales obtenidos por medios delictivos y la financiación del terrorismo), por lo que necesita los documentos en idioma extranjero con su traducción.
• La persona que acompaña a sus representantes puede actuar en nombre de la empresa solo dentro de los límites de un poder notarial (artículos 182 y 185 del Código Civil). El poder de una empresa extranjera se otorga ante notario en su propio país, se apostilla y se traduce.

Qué hacemos

• Ofrecemos interpretación del español y del inglés en reuniones, negociaciones, el banco y la notaría; para el portugués contratamos a un intérprete.
• Instruimos al intérprete antes de cada reunión sobre la terminología, los nombres de los participantes y el contenido del contrato, para que los detalles se transmitan con exactitud.
• Gestionamos las traducciones escritas y su certificación notarial para la inspección tributaria, los bancos y otras autoridades.
• Mantenemos para la empresa una hoja de transliteración, de modo que su nombre y los nombres de las personas se escriban igual en todas las traducciones y coincidan con los pasaportes y los extractos de registro.
• Acompañamos a los representantes a la inspección tributaria, al banco y a la notaría: explicamos el procedimiento con antelación, revisamos el conjunto de documentos y ayudamos en el lugar.
• Presentamos y retiramos documentos con poder notarial cuando no se requiere la presencia personal del representante.
• Después de cada reunión enviamos una breve nota bilingüe: quiénes asistieron, qué se trató y qué sigue.

Qué necesitaremos de usted

• Fechas, lugares y formato de las reuniones, y la lista de participantes.
• Los documentos que se van a traducir; para la traducción notarial, originales o copias notariales con apostilla.
• Datos de pasaporte de los representantes, para que los nombres se escriban de forma uniforme en todos los documentos.
• Un poder notarial, si la persona que le acompaña debe actuar en nombre de la empresa.